บทความทั้งหมด > การจัดการธุรกิจ > การจัดการธุรกิจอย่างไรในช่วง Work From Home (WFH)
การจัดการธุรกิจอย่างไรในช่วง Work From Home (WFH)
การจัดการธุรกิจอย่างไรในช่วง Work From Home (WFH)
เนื่องจากสถานการณ์การระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ในประเทศไทย ในช่วงนี้เริ่มรุ่นแรงมากขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นเจ้าของธุรกิจทุกคนอาจต้องเปลี่ยนการทำงานด้วยการ Work From Home (WFH) เผื่อไว้ในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะติดเชื้อไวรัส นะคะ
มาดู แนวทางการจัดการธุรกิจอย่างไรในช่วง Work From Home (WFH)
1. Work From Home (WFH) กำหนดว่าใครทำได้บ้าง
สถานการณ์การแพร่ระบาดในตอนนี้การทำงานจากที่บ้าน อาจเป็นอีกทางเลือกที่ดีที่สุด สำหรับการบริหารธุรกิจ และพนักงานที่เข้าข่ายตามนี้ เหมาะกับการทำงานแบบ WFH ถ้าสามารถทำได้ตามนี้
1.1 งานที่ทำอยู่สามารถทำให้จากที่ไหนก็ได้
1.2 สามารถสื่อสารจากโทรศัพท์ แชท ประชุมออนไลน์โดยไม่ต้องเจอกันได้
1.3 การทำงานร่วมกันของทีมงานสามารถทำผ่านออนไลน์แบบไม่ต้องเจอตัวกันได้
1.4 ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทำงานและใช้งานผ่านซอฟแวร์หรือโปรแกรมออนไลน์ได้
1.5 ไม่ต้องทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมเฉพาะ เช่น บริษัท หรือ ออฟฟิศ
1.6 ไม่ต้องเจอกับลูกค้า สามารถติดต่อสื่อสารหรือส่งข้อมูลผ่านออนไลน์แทนในช่วงนี้ได้
หากบริษัทจำเป็นที่จะต้องให้พนักงานไปปฏิบัติงานนอกสถานที่บริษัทอาจต้องมีมาตรการอื่นแทน เช่น การป้องกันความเสี่ยงจากการติดเชื้อโรค ใช้เจลแอลกอฮอล์ หรือหน้ากากอนามัย ในการเดินทางค่ะและหากยังต้องเดินทางมาสำนักงานก็ควรมีการคัดกรองผู้ทีมีความเสี่ยงหรือมีไข้ให้ปฏิบัติงานแยกส่วนจากทีมงาน
2. Work From Home ต้องทำอย่างไร
ควรกำหนดว่าถ้า WFH ต้องทำงาน เวลาไหนบ้างให้ชัดเจน เช่น ตามเวลาที่ทำงานปกติ
วิธีที่จะทำให้ทำงานตามเวลาได้ ให้ทำ Morning Meeting เลยค่ะ เช่น นัดทำ Meeting ผ่าน Conference Call เวลา 09.00 น. เหมือนมาเข้างานปกติ และคุยกันว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำในวันนี้ ความเข้าใจในงานที่ทำ อะไรบ้างที่ต้องส่งงานให้หัวหน้างาน อะไรที่ต้องส่งงานลูกค้าตามกำหนด ก่อนจะแยกย้ายไปทำงาน และบางบริษัทอาจจะนัดประชุมก่อนเลิกงาน 17.30 น อีกที เพื่อสรุปงานก็ได้ค่ะ การนัดทำประชุมจึงเหมาะกับการติดตามอย่างใกล้ชิด ติดตามผลความก้าวหน้าของงานและเพื่อไม่ให้การสื่อสารขาดช่วงไป
3. กำหนดความรับผิดชอบงานและการสื่อสาร
ต่อจากข้อ 2 . ต้องกำหนด ระยะเวลาส่งงานที่ตนเองได้รับมอบหมายให้ชัดเจนว่าต้องส่งข้อมูลที่ตนเองรับผิดชอบ ให้ทางหัวหน้าตรวจสอบข้อมูล ทางอีเมลหรือแชทภายในเมื่อไหร่ หรือหากมีเรื่องเร่งด่วนก็ต้องตอบรับทำงานได้โดยทันที
การทำงานแบบ WFH อาจทำให้เกิดปัญหาเรื่อง คุณภาพหรือความถูกต้องของงานได้ เพราะเราไม่ได้คุยกันต่อหน้า การแชทหรืออีเมลจะมีช่วงระยะเวลาในการตอบกันไปมา จึงต้องตั้งกฏเรื่องการตอบกลับไว้ด้วย เช่นตอบกลับภายใน 30 นาทีหรือถ้าเร่งด่วนก็โทรหากันเลย หรือถ้าตัดสินใจไม่ได้ก็ให้ Call Meeting ผ่าน Video Conference จะดีกว่า ค่ะ
การสื่อสารจึงสำคัญมากในการทำงานแบบ Remote ดังนั้น จะต้องแบ่งหน้าที่กัน และกำหนด Deadline ให้ชัดเจนค่ะ
4. Equipment อุปกรณ์และโปรแกรมต่างๆ
WFH จะได้ผลเป็นอย่างดีมากถ้าคุณมีเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการธุรกิจ ครั้งนี้อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารงานแบบดิจิทัล หลายๆบริษัทอาจจะเปลี่ยนมาเป็นบริหารงานแบบดิจิทัล อย่างเต็มรูปแบบ
มาดูกันว่าจะใช้โปรแกรมที่ทำงานผ่านออนไลน์ บน Cloud อะไรบ้าง โดยแบ่งคร่าวๆ ดังนี้
4.1 Office Management
มีหลายค่ายให้ใช้ เลือกตามถนัดได้เลย ส่วนใหญ่แล้วจะมีโปรแกรมทำงานในออฟฟิศที่จำเป็นมาแบบเป็น Package เช่น
Email ขององค์กร เอาไว้สื่อสารกับคนภายในและภายนอก การส่งข้อมูลที่สำคัญๆ เช่น MS Office 365
4.2 Video Chat/ Conference
มีหลากหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ ในการประชุมผ่าน Video ของโทรศัพท์มือถือ หรือ หากกลัวว่าพนักงานจะใช้งานกันไม่เป็น ก็อาจจะเปลี่ยนเป็นการรวมสายคุยจากโทรศัพท์ก็ได้ค่ะ เพราะเป้าหมายหลักคือการได้คุยกันในทีม ดังนั้นเครื่องมืออะไรก็ได้ ถ้าเราสามารถประชุมกันได้ค่ะ เช่น Zoom หรือ Line group call หรือ Microsoft Team
4.3 Communication Tools
เครื่องมือสื่อสารในองค์กรที่สามารถทำได้แบบ Real-time เลย เช่น โปรแกรมแชท หรือโทรผ่านออนไลน์ ซึ่งส่วนใหญ่เราจะใช้ Line ในการทำงานร่วมกัน และการควบคุม งานให้เสร็จร่วมกับทีมอาจใช้เครื่องมือในการสื่อสารเช่น Trello หรือ Notion นะคะ
4.4 Business Platform
สำหรับเจ้าของธุรกิจ ใช้ในการบริหารกิจการ การออกบิลออกเอกสารแบบออนไลน์ โดยเจ้าของธุรกิจสามารถใช้งาน ระบบ Accistant ของ AccRevo ในการบริหารกิจการได้ค่ะ และหากเจ้าของธุรกิจใช้ระบบ The Book ในการบริหารงบการเงิน ยิ่งทำให้นักบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้น ปิดงบได้รวดเร็ว นำไปสู่การวางแผนธุรกิจได้อย่างทันท่วงที
5. Data Confidentiality: ข้อมูลที่เป็นความลับ
เรื่องนี้สำคัญมากสำหรับการ Work From Home ในการรักษาความลับของข้อมูลลูกค้าและข้อมูลบริษัท ทำให้ต้องคอยระมัดระวังอย่างมาก การเก็บเอกสารบน Cloud ที่ใช้ร่วมกันในบริษัทก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่ต้องกำหนดนโยบายและการเข้าถึงข้อมูลให้ชัดเจนเพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนะคะ
6. Physical Environment: สภาพแวดล้อม
หากผู้ที่ WFH ไม่ได้มีห้องทำงานส่วนตัว ก็ต้องมีกำหนดให้พนักงานเป็นแนวทาง เช่น เวลาคุยประชุมหรือคุยกับทีมงานหรือกับลูกค้าก็ต้องอยู่ในสถานที่เงียบๆ ไม่มีเสียงรบกวน หรือหากเป็นการประชุมสำคัญอาจจะต้องล็อกห้องสักหน่อย เพื่อป้องกันผู้ไม่เกี่ยวข้องค่ะ
การทำงานแบบ WFH อาจจะไม่ดีเท่ากับการทำงานที่ออฟฟิศนะคะ แต่ในสถานการณ์เช่นนี้ WFH ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี ที่จะทำให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่องและส่งผลกระทบให้กับบริษัทได้น้อยที่สุด รวมถึงปลอดภัยกับชีวิตของพนักงานเองด้วย ดังนั้นทุกคนในองค์กรก็จำเป็นต้องให้ความร่วมมือและร่วมฝันฝ่าอุปสรรคนี้ไปด้วยกันให้ได้ค่ะ
เมื่อธุรกิจจะต้องเดินหน้าต่อ ในสถานการณ์เช่นนี้ หากผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจท่านใด สนใจทำบัญชีกับสำนักงานบัญชีดิจิทัล เพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อไปได้และเปลี่ยนการบริหารงานเป็นแบบดิจิทัล สามารถติดต่อผ่าน AccRevo ได้เลยนะคะ
ท้ายนี้ AccRevo ขอเป็นส่วนหนึ่งในการช่วยเพื่อนๆผู้ประกอบการ ในการ WFH โดยการให้ใช้งานระบบ Accistant ฟรี 2 เดือนนะคะ
รับสิทธิ์ใช้งานฟรีได้ที่ ?? https://accrevo.leaddee.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ @accrevo
ขอเป็นกำลังใจให้ทุกๆคนผ่านสถานการณ์นี้ไปอย่างเข้มแข็งด้วยกันนะคะ