นักบัญชีเตรียมรับมือ ไวรัส COVID-19 ด้วยการ Work From Home

เนื่องจากสถานการณ์การระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ในประเทศไทย กำลังที่เข้าสู่ช่วงที่มีการระบาดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและเป็นวงกว้าง ดังนั้นนักบัญชีทุกคนอาจเตรียมตัวรับมือด้วยการ Work From Home (WFH) เผื่อไว้ในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะติดเชื้อไวรัส นะคะ

มาดู แนวทางการปฏิบัติงานที่บ้าน หรือ Work From Home ในช่วงการระบาดของ COVID-19 กันนะคะ

1. Work From Home (WFH) สำหรับนักบัญชีคืออะไร ใครทำได้บ้าง

ในสถานการณ์ที่จำเป็นยิ่งในช่วงหน้างบการทำงานจากที่บ้าน อาจเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง นักบัญชีเข้าข่ายตามนี้ เหมาะกับทำงานแบบ WFH ได้ ถ้าสามารถทำได้ตามนี้

1.1 งานที่ทำอยู่สามารถทำให้จากที่ไหนก็ได้

1.2 สามารถสื่อสารจากโทรศัพท์ แชท ประชุมออนไลน์โดยไม่ต้องเจอกันได้

1.3 การทำงานร่วมกันของทีมงานสามารถทำผ่านออนไลน์แบบไม่ต้องเจอตัวกันได้

1.4 นักบัญชีใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทำงานและใช้งานผ่านซอฟแวร์หรือโปรแกรมออนไลน์ได้

1.5 ไม่ต้องทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมเฉพาะ เช่น บริษัท หรือ ออฟฟิศ

1.6 ไม่ต้องเจอกับลูกค้า สามารถติดต่อสื่อสารหรือส่งข้อมูลผ่านออนไลน์แทนในช่วงนี้ได้

หากบริษัทจำเป็นที่จะต้องให้นักบัญชีไปปฏิบัติงานนอกสถานที่บริษัทอาจต้องมีมาตรการอื่นแทน เช่น การป้องกันความเสี่ยงจากการติดเชื้อโรค ใช้เจลแอลกอฮอล์ หรือหน้ากากอนามัย ในการเดินทางค่ะและหากยังต้องเดินทางมาสำนักงานก็ควรมีการคัดกรองผู้ทีมีความเสี่ยงหรือมีไข้ให้ปฏิบัติงานแยกส่วนจากทีมงาน

2. Work From Home สำหรับนักบัญชีต้องทำอย่างไร

ควรกำหนดว่าถ้า WFH ต้องทำงาน เวลาไหนบ้างให้ชัดเจน เช่น ตามเวลาออฟฟิศปกติ 09:00-17.30 น.

วิธีที่จะทำให้ทำงานตามเวลาได้ ให้ทำ Morning Meeting เลยค่ะ เช่น นัดทำ Meeting ผ่าน Conference Call เวลา 09.00 น. เหมือนมาการเข้างานปกติ และคุยกันว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำในวันนี้ ความเข้าใจในงานที่ทำ อะไรบ้างที่ต้องส่งงานให้หัวหน้างาน อะไรที่ต้องส่งงานลูกค้าตามกำหนด ก่อนจะแยกย้ายไปทำงาน และบางบริษัทอาจจะนัดประชุมก่อนเลิกงาน 17.30 น อีกที เพื่อสรุปงานก็ได้ค่ะ การนัดทำประชุมจึงเหมาะกับการติดตามอย่างใกล้ชิด ติดตามผลความก้าวหน้าของงานและเพื่อไม่ให้การสื่อสารขาดช่วงไป

3. กำหนดความรับผิดชอบงานและสื่อสาร

ต่อจากข้อ 2 . ต้องกำหนด ระยะเวลาส่งงานที่ชัดเจนว่าต้องส่งข้อมูลทางบัญชีที่ตนเองรับผิดชอบ ให้ทางหัวหน้าตรวจสอบข้อมูล ทางอีเมลหรือแชทภายในเมื่อไหร่ หรือหากมีเรื่องเร่งด่วนก็ต้องตอบรับทำงานได้โดยทันที

การทำงานแบบ WFH อาจทำให้เกิดปัญหาเรื่อง คุณภาพหรือความถูกต้องของงานได้ เพราะเราไม่ได้คุยกันต่อหน้า การแชทหรืออีเมลจะมีช่วงระยะเวลาในการตอบกันไปมา จึงต้องตั้งกฏเรื่องการตอบกลับไว้ด้วย เช่นตอบกลับภายใน 30 นาทีหรือถ้าเร่งด่วนก็โทรหากันเลย หรือถ้าตัดสินใจไม่ได้ก็ให้ Call Meeting ผ่าน Video Conference จะดีกว่า ค่ะ

การสื่อสารจึงสำคัญมากในการทำงานแบบ Remote ดังนั้น จะต้องแบ่งหน้าที่กัน และกำหนด Deadline ให้ชัดเจนค่ะ

4. Equipment อุปกรณ์และโปรแกรมต่างๆ

WFH จะได้ผลเป็นอย่างดีมากถ้าคุณมีเทคโนโลยีมาช่วยในการทำบัญชี ครั้งนี้อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นของสำนักงานบัญชี หลายๆสำนักงานที่จะต้องเปลี่ยนมาเป็นสำนักงานบัญชีดิจิทัล อย่างเต็มรูปแบบ

มาดูกันว่าจะใช้โปรแกรมที่ทำงานผ่านออนไลน์ บน Cloud อะไรบ้าง โดยแบ่งคร่าวๆ ดังนี้

4.1 Office Management

มีหลายค่ายให้ใช้ เลือกตามถนัดได้เลย ส่วนใหญ่แล้วจะมีโปรแกรมทำงานในออฟฟิศที่จำเป็นมาแบบเป็น Package เช่น

Email ขององค์กร เอาไว้สื่อสารกับคนภายในและภายนอก การส่งข้อมูลที่สำคัญๆ เช่น MS Office 365

4.2 Video Chat/ Conference

มีหลากหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ ในการประชุมผ่าน Video ของโทรศัพท์มือถือ หรือ หากกลัวว่านักบัญชีจะใช้งานกันไม่เป็น ก็อาจจะเปลี่ยนเป็นการรวมสายคุยจากโทรศัพท์ก็ได้ค่ะ เพราะเป้าหมายหลักคือการได้คุยกันในทีม ดังนั้นเครื่องมืออะไรก็ได้ ถ้าเราสามารถประชุมกันได้ค่ะ เช่น Zoom หรือ Line group call

4.3 Communication Tools

เครื่องมือสื่อสารในองค์กรที่สามารถทำได้แบบ Real-time เลย เช่น โปรแกรมแชท หรือโทรผ่านออนไลน์ ซึ่งส่วนใหญ่เราจะใช้ Line ในการทำงานร่วมกัน และการควบคุม งานให้เสร็จร่วมกับทีมอาจใช้เครื่องมือในการสื่อสารเช่น Trello หรือ Notion นะคะ

4.4 Accounting Platform

สำหรับนักบัญชี ใช้ในการบันทึกบัญชี ปิดงบการเงิน ออกรายงานทางการเงินออนไลน์ โดยสำนักงานบัญชีสามารถใช้งาน ระบบ The Book ของ AccRevo ในการบันทึกบัญชีได้นะคะ และยิ่งถ้าให้ลูกค้าออกเอกสารด้วย Accistant ก็จะช่วยให้การส่งเอกสารให้นักบัญชีง่ายดายยิ่งขึ้น หรือถ้าออกเอกสารเป็นกระดาษด้วยโปรแกรมอื่นก็สามารถส่งเอกสารง่ายๆแบบ ห่างไกล Covid 19 ด้วย Accounting Image

5. Data Confidentiality: ข้อมูลที่เป็นความลับ

เรื่องนี้สำคัญมากสำหรับนักบัญชี ในการรักษาความลับของข้อมูลลูกค้าและข้อมูลบริษัท ทำให้นักบัญชีต้องคอยระมัดระวังอย่างมาก การเก็บเอกสารบน Cloud ที่ใช้ร่วมกันในสำนักงานก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่ต้องกำหนดนโยบายและการเข้าถึงข้อมูลให้ชัดเจนเพื่อเป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนะคะ

6. Physical Environment: สภาพแวดล้อม

หากนักบัญชีไม่ได้มีห้องทำงานส่วนตัว ก็ต้องมีกำหนดให้นักบัญชีเป็นแนวทาง เช่น เวลาคุยประชุมหรือคุยกับทีมงานหรือกับลูกค้าก็ต้องอยู่ในสถานที่เงียบๆ ไม่มีเสียงรบกวน หรือหากเป็นการประชุมสำคัญอาจจะต้องล็อกห้องสักหน่อย เพื่อป้องกันผู้ไม่เกี่ยวข้องค่ะ

การทำงานแบบ WFH อาจจะไม่ดีเท่ากับการทำงานที่ออฟฟิศนะคะ แต่ในสถานการณ์เช่นนี้ WFH ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี ที่จะทำให้นักบัญชีทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และปลอดภัยกับชีวิตของนักบัญชีเองด้วย ดังนั้นทุกคนในองค์กรก็จำเป็นต้องให้ความร่วมมือและร่วมฝันฝ่าอุปสรรคนี้ไปด้วยกันให้ได้ค่ะ

ท้ายนี้ AccRevo ขอเป็นส่วนหนึ่งในการช่วยเพื่อนๆนักบัญชี  เพียงสมัคร Partner Package ใช้งานระบบฟรี 1 บริษัท และโปรโมชั่นที่จะช่วยเหลือนักบัญชี Work From Home จาก AccRevo ค่ะ

สนใจสมัครแพ็คเกจ หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ @accrevo หรือ คลิ๊ก ?? https://lin.ee/6gg037L นะคะ